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Apertura uffici di rappresentanza

Attraverso l’apertura di uffici di rappresentanza in Italia, gli imprenditori stranieri hanno l’opportunità di promuovere prodotti, servizi ed attività – svolte dalla propria società estera – direttamente sul territorio nazionale senza dover sopportare ingenti costi di costituzione e di gestione.

Contrariamente alla costituzione di una società o all’apertura di una sede secondaria, un ufficio di rappresentanza consiste in una mera presenza locale dell’azienda estera in Italia per svolgere funzioni non commerciali e non richiede una presenza di rappresentanza permanente.

Pertanto, l’apertura di un ufficio di rappresentanza in Italia risulta essere la soluzione migliore quando la società estera decide di avere un primo contatto in Italia, per attività legate a ricerche di mercato o marketing, o comunque attività che non riguardino la produzione o la vendita in Italia.

Requisiti per aprire un ufficio di rappresentanza in Italia

Al fine di poter aprire un ufficio di rappresentanza è necessaria una delibera dell’organo amministrativo della società a cui devono seguire determinati passaggi:

La società deve nominare un rappresentantedell’ufficio di rappresentanza. Tale soggetto viene iscritto nel Registro delle Imprese (può essere nominato rappresentante lo stesso amministratore della società estera e non deve necessariamente avere la residenza fiscale in Italia);
La società dovrà avere un indirizzo in Italia(se non si ha la disponibilità di un ufficio in Italia, è possibile usufruire di società che offrono il servizio di domiciliazione);
La società e il rappresentante dell’ufficio di rappresentanza dovranno ottenere un codice fiscalerilasciato dall’Agenzia delle Entrate.

Quali documenti sono necessari per aprire un ufficio di rappresentanza in Italia?

Per poter aprire una sede secondaria in Italia sono richiesti molteplici documenti, di seguito elencati:

Una descrizione dettagliata dell’attività svoltadalla società estera su carta intestata della società;
Una visuradella società estera che intende avviare un ufficio di rappresentanza in Italia. Deve trattarsi di un documento che includa il nome dei soci e degli amministratori della società;
La delibera del consiglio di amministrazione dell’organo amministrativoche deve autorizzare l’apertura dell’ufficio di rappresentanza in Italia indicandone l’indirizzo di recapito e nominare un rappresentante dell’ufficio;
Una copia del passaporto del rappresentante dell’ufficio di rappresentanza italiano.

Quali gli adempimenti amministrativi di un ufficio di rappresentanza?

Si considera ufficio di rappresentanza una sede fissa che svolga funzioni meramente ed esclusivamente promozionali e pubblicitarie, di raccolta di informazioni, di ricerca scientifica o di mercato.

L’ufficio di rappresentanza di una società straniera in Italia, quindi, deve avere esclusivamente una funzione ausiliaria rispetto alla società madre, non potendo svolgere attività di produzione o di vendita. In sostanza, il responsabile dell’ufficio di rappresentanza non ha alcun potere gestionale o di impegnare la società di fronte ai terzi. Questo significa che l’ufficio di rappresentanza non produce alcun reddito, ed i suoi costi sono interamente deducibili per l’impresa madre.

L’ufficio di rappresentanza, pur non essendo obbligato alla tenuta dei libri sociali né alla presentazione di bilanci o dichiarazioni dei redditi, è ad ogni modo soggetto all’obbligo di tenuta della contabilità ordinaria per la documentazione dei costi e delle spese sostenute (es. personale, cespiti, etc). Trattasi, in ogni caso, di tutti costi coperti finanziariamente dalla società madre.

Quale modello organizzativo deve avere l’ufficio di rappresentanza in Italia

L’apertura di un ufficio di rappresentanza consente ad imprese straniere di operare in Italia senza doversi conformare alle forme societarie previste dalla legislazione italiana.

Questa forma di insediamento sul territorio, infatti, permette alle società interessate di mantenere la propria identità di soggetto estero senza acquisire una soggettività tributaria in detto Stato.

Cosa sono gli uffici di rappresentanza?

Gli uffici di rappresentanza sono una tipologia di esercizio commerciale, luoghi fisici in cui operano delle società estere non residenti. Le società estere che non hanno una presenza fisica in Italia istituiscono un ufficio di rappresentanza con l'obiettivo di sviluppare un'attività che aggiunge valore all'azienda, consistente nella promozione di un determinato bene o servizio, nella fornitura di informazioni aziendali nonché, in generale, in attività connesse all'azienda e al suo settore.

Come si costituisce una Branch?

La costituzione di una di una sede secondaria (BRANCH) in Italia, richiede una serie di formalità tra le quali:
• Visura, atto costitutivo e statuto aggiornato della società estera, completo del nominativo dei soci e amministratori;
• Copia dell’atto autorizzativo dell’apertura di una sede secondaria in Italia.
L’atto di costituzione di una sede secondaria deve avvenire in Italia davanti ad un notaio. Tuttavia, l’intero procedimento può essere eseguito a distanza tramite una procura speciale. La procura deve essere autenticata e apostillata oppure autenticata e legalizzata dall’ufficio consolare o diplomatico italiano se il paese in cui la procura è conferita non è firmatario della Convenzione dell’Aja.

Come aprire una sede secondaria?

L’apertura di una sede secondaria in Italia (BRANCH) deve essere autorizzata da una delibera straordinaria dell’organo competente secondo lo statuto della società estera (solitamente l’organo amministrativo). Tale delibera dovrà prevedere l’apertura della sede secondaria indicando un indirizzo in Italia e nominando un preposto alla sede secondaria, specificando i poteri riconosciuti inoltre allo stesso.

Cosa si intende per stabile organizzazione in Italia?

Per stabile organizzazione si intende una sede fissa di affari per mezzo della quale la società non residente esercita, in tutto o in parte, la sua attività sul territorio dello Stato. Si tratta comunque di un soggetto non distinto dalla società madre la quale resta responsabile per le obbligazioni sociali contratte dalla stabile organizzazione. Vi sono due tipologie di stabile organizzazione:
• La stabile organizzazione materiale è una sede fissa di affari dotata di strutture materiali finalizzate all’attività economica e controllata dalla casa madre;
• La stabile organizzazione personale è caratterizzata da un soggetto, non necessariamente residente, che negozia abitualmente nel territorio dello stato italiano, concludendo contratti in nome dell’impresa.